Зміни до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державної судової адміністрації України

05.09.2012 № 103

Зміни до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді,

Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді,

Інструкції з діловодства в апеляційних та місцевих адміністративних судах

1. До Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 року № 68, внести такі зміни:

1.1. Пункт 3.10 викласти в такій редакції:

«Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура єдиного унікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) через дріб номер справи за порядком у поточному році через дріб рік реєстрації (дві цифри) - вид судочинства.  Справи адміністративного судочинства позначаються літерою - а, кримінального - к, про адміністративні правопорушення - п, цивільного - ц.

Також, автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: кримінальне провадження з клопотанням про застосування примусових заходів виховного характеру буде зареєстроване: 212/1256/12-к - єдиний унікальний номер, та 1-н/212/316/12 - номер провадження.

Номери проставляються на обгортці судової справи або матеріалу».

1.2. У підпункті 3.10.1 пункту 3.10 слова «номер судової справи (матеріалу) замінити словами «єдиний унікальний номер».

1.3. Підпункт 3.10.2 пункту 3.10 викласти в такій редакції:

«Усе листування, що стосується  судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року. Наприклад:

212/316/12-к/81/13».

1.4. Підпункт 3.10.6 пункту 3.10 викласти в такій редакції:

«Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, переставляються у хронологічному порядку за номером провадження до картотеки наступного року, після чого, картотека формується починаючи з номеру 1 відповідного року.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначається єдиний унікальний номер та номер провадження, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року».

1.5. Абзац другий підпункту 15.2.2 пункту 15.2 викласти в такій редакції:

«На дошці оголошення суду розміщується оголошення про надходження апеляційних скарг. В оголошенні зазначаються єдиний унікальний номер справи, прізвище та ініціали обвинуваченого, від кого (статус учасника/учасників процесу, у необхідних випадках - прізвище та ініціали) надійшла апеляційна скарга. У разі надходження апеляційних скарг від інших учасників процесу після розміщення оголошення на дошці оголошення суду зміст оголошення може відповідно уточнюватися. Допускається розміщення в одному оголошенні інформації про надходження апеляційних скарг у кількох кримінальних справах».

2. До Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 6 січня 2006 року № 1, внести такі зміни:

2.1. Пункт 3.8 викласти у такій редакції:

«Кожна судова справа надходить до апеляційного суду з єдиним унікальним номером, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції. В апеляційному суді для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: кримінальне провадження з апеляційною скаргою на вирок суду буде зареєстроване: 212/1256/12-к - єдиний унікальний номер, присвоєний судом першої інстанції, та 11/773/316/12 - номер провадження, сформований автоматизованою системою документообігу суду в апеляційному суді.

Номер провадження проставляється на обгортці судової справи або матеріалу.

Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

В  листуванні, що стосується судових справ, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах,  вихідний номер складається з єдиного унікального номера у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року».

3. До Інструкції з діловодства в апеляційних та місцевих адміністративних судах, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 5 грудня 2006 року № 155, внести такі зміни:

3.1. У другому реченні пункту 4.3 слова «номери за обліково-інформаційними картками» замінити словами «єдиний унікальний номер та номер провадження».

3.2. У пункті 4.4 слово «номер» замінити словами «єдиний унікальний номер та номер провадження».

3.3. Пункт 4.5 викласти у такій редакції:

«Судові справи, що надійшли з судів апеляційної або касаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також які не перешкоджають подальшому розгляду, не підлягають автоматичному розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. Реєстрація судових справ після скасування вищезазначених ухвал продовжується у раніше заведених обліково-інформаційних картках».

  3.4 У пункті 4.6 слова «номера за обліково-інформаційною карткою» замінити словами «номера провадження».

  3.5. У пункті 4.7 слова «номер за обліково-інформаційною карткою» замінити словами «номер провадження»; слова «новий номер» замінити словами «єдиний унікальний номер».

  3.6. Пункт 4.12 викласти в такій редакції:

«Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура єдиного унікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри)/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації (дві цифри) - вид судочинства.

 Справи адміністративного судочинства позначаються літерою – а.

 Також, автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: адміністративне провадження щодо виконання судових доручень буде зареєстроване: 212/1256/12-а- єдиний унікальний номер та      2-ад/212/316/12 - номер провадження.

Номери проставляються на обгортці судової справи або матеріалу.

Єдиний унікальний номер судової справи (матеріалу), а також номер провадження зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

Усе листування, що стосується  судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-інформаційних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером  у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року. Наприклад:

212/316/12-а/81/13.

Листування щодо інших документів здійснюється за номенклатурою справ суду із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року».

3.7. Пункт 4.14 викласти у такій редакції:

«Після закінчення календарного року обліково-інформаційні картки на справи, що не розглянуті по суті, переставляються у хронологічному порядку за номером провадження до картотеки наступного року, після чого, картотека формується починаючи з номеру 1 відповідного року.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-інформаційних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначається єдиний унікальний номер та номер провадження, робиться напис про перенесення обліково-інформаційної картки в картотеку наступного року».

3.8. У пункті 4.15 слова «у порядку номерів за обліково-інформаційними картками» замінити словами «за номером провадження».

3.9. Абзац другий підпункту 7.3.18 пункту 7.3 викласти в наступній редакції:

«найменування та єдиний унікальний номер, номер провадження; ».

3.10. Пункт 14.7 викласти в такій редакції:

«При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер (порядковий номер у журналі), у якому вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, єдиний унікальний номер справи та номер провадження, до якої вони долучені. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначається єдиний унікальний номер справи та номер провадження, за яким справа зареєстрована в суді, а також указується номер речового доказу.».

В. о. начальника управління

з питань судового діловодства                                      А.П. Поліщук