Відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27.06.2006 р. № 68:

Згідно п. 23. Порядок видачі для ознайомлення судових справ і копій документів

23.1. Відповідно до вимог чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення.

23.2. Справи для ознайомлення видаються апаратом суду:

прокуророві (після пред’явлення службового посвідчення);

адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред’явлення Свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльністю та ордера виданого відповідним адвокатським об’єднанням, або угоди чи доручення юридичної особи, виданого адвокату, який не є членом адвокатського об’єднання);

іншим учасникам кримінального, адміністративного і цивільного процесу, а також особам, які брали участь у справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов’язки (після пред’явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та, в необхідних випадках, доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов’язаним з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред’явлення службового посвідчення.

Ознайомлення з матеріалами справи проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.

Факт ознайомлення зі справою фіксується працівником апарату суду вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою. Iнші відомості зазначаються в журналі обліку видачі судових справ для ознайомлення. 

{а.7 п.23.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом ДСА № 100 від 26.09.2007}

Видача справ для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов’язані з розглядом справ, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.

23.3. Особи, зазначені у пункті 23.2 Iнструкції мають право знайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних справ і справ про адміністративні правопорушення протягом усього робочого дня апарату суду.

23.4. Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ для ознайомлення (додаток 56), де вказуються число, місяць, рік, година видачі. Ознайомлення з матеріалами справи та протоколом судового засідання проходить у встановленому відповідно до розпорядження голови суду місці.

У разі ознайомлення з матеріалами справи та протоколом судового засідання особи, яка знаходиться під вартою (підсудного або засудженого), відбуваються лише в спеціально відведеному місці приміщення суду, визначеному головою суду.

При поверненні справи після ознайомлення керівник апарату суду чи працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі, зазначити в журналі видачі справ для ознайомлення час повернення справи та розписатися про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи.

23.5. Судові справи надсилаються поштою або розсильним (кур’єром) лише на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи, провадження у яких не закінчено.

У разі надіслання справи за межі суду, виготовляється копія судового рішення, яким закінчено розгляд справи, та зберігається в суді.

(п.23.5 доповнено абзацом згідно з Наказом ДСА № 100від 26.09.2007)

23.6. Копії документів, долучених до справи, завірені гербовою печаткою суду копії судових рішень, що набрали законної сили, та письмові довідки у справах видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою відповідно до процесуального законодавства після реєстрації копій у журналі видачі копій судових документів (додаток 57) та в разі потреби, після  сплати  судового  збору. 

(п.23.6  в редакції Наказу ДСА № 100 від 26.09.2007)

Щодо видачі копій матеріалів справи, то відповідно до п.23.7:

23.7. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У разі, якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається.

На вимогу нотаріальних органів, Бюро технічної інвентаризації, Державної автомобільної інспекції МВС на копії рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться в матеріалах судової справи.

Фотокопії з документів, на яких вже є підпис судді, підписуються працівником апарату суду, суддею та завіряються “мокрою” гербовою печаткою, якщо рішення суду набрало законної сили.

(п.23.7 в редакції Наказу ДСА № 100 від 26.09.2007р)

23.7.1. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання. Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом працівника апарату суду та печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.

23.7.2. Загальний та повний доступ до судових рішень визначається Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.2006 N 740 “Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень”.

23.7.3. До копії судового рішення, у яке внесено зміни, обов’язково додається копія ухвали апеляційного (касаційного) суду, яким судове рішення змінено.

23.7.4. Особа, яка одержала копію, повинна розписатись в її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається в справі та у відповідному журналі.

23.7.5. Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку в строки, визначені кримінально-процесуальним законодавством. Якщо вирок викладено мовою, якою не володіє засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або на мову, якою він володіє. Переклад робиться перекладачем і належить до судових витрат.